Vom Ausnahmezustand zur neuen Praxis

Ausgangspunkt war die Corona-Pandemie im Jahr 2020. Viele Museen und Archive standen damals vor der Herausforderung, aktuelle gesellschaftliche Erfahrungen zu dokumentieren – unter Bedingungen, die klassische Sammelpraktiken nahezu unmöglich machten.

Auch in Graz versuchte man, „Corona zu sammeln“. Doch schnell traten grundlegende Probleme zutage:

eingeschränkter persönlicher Kontakt
unstrukturierte digitale Einreichungen
überlastete Kommunikationskanäle
fehlende rechtliche Absicherung (z. B. Nutzungsverträge)

Zwar erreichten zahlreiche Materialien die Institution, doch häufig fehlte die Möglichkeit zur Nachbearbeitung, Kontextualisierung oder rechtssicheren Integration in die Sammlung.

Diese „holprige Erfahrung“ wurde zum Ausgangspunkt für die Entwicklung eines Projektes.

„The Digital City“: Experimentierraum für neue Methoden

Im Rahmen des europäischen Kooperationsprojekts „The Digital City“ entwickelten Partnerinstitutionen aus mehreren Ländern neue Ansätze für das digitale Sammeln. Ein zentraler Baustein war das Arbeitspaket „Archiving Our City“, das sich explizit mit persönlicher digitaler Archivierung beschäftigte.

Ziel war es, Methoden zu testen, mit denen Bürger:innen aktiv in den Sammlungsprozess eingebunden werden können – strukturiert, nachhaltig und technisch anschlussfähig.

Das Ergebnis dieses Prozesses ist die Citizen Archive Platform.

Kern des Ansatzes ist eine digitale Infrastruktur, die den gesamten Einreichungsprozess standardisiert:

Bürger:innen können eigenständig digitale Inhalte hochladen
Kurator:innen und Archivar:innen prüfen und bewerten die Einreichungen
relevante Metadaten werden angenommen, ergänzt und kontextualisiert
anschließend erfolgt die rechtliche Absicherung durch Verträge
die Daten werden als standardisierte Archivpakete (OAIS-konform) exportiert

Technisch basiert die Plattform auf einer Open-Source-Lösung (WordPress mit Erweiterungen) und kann relativ einfach in bestehende Systeme integriert werden.

Wichtig ist dabei die klare Rollenverteilung: Die Plattform fungiert nicht als Archiv selbst, sondern als „Transportmittel“ – eine Schnittstelle zwischen Öffentlichkeit und institutioneller Langzeitarchivierung.

Erste Ergebnisse: Viel Beteiligung, klare Muster

Die Pilotphase in Graz und Aschaffenburg liefert aufschlussreiche Einblicke:

über 100 aktive Nutzer:innen
mehr als 2.000 eingereichte Dateien
deutlicher Schwerpunkt auf Fotografie (ca. 98 %)
ergänzend: PDFs, Videos und Audiodateien

Gleichzeitig wurde deutlich, dass nicht alle Einreichungen in die Sammlung übernommen werden können. Eine klare Sammlungsstrategie bleibt daher zentral.

Digitale Sammlungsstrategie als Voraussetzung

Technische Lösungen allein reichen nicht aus.

Institutionen müssen vorab klären:
welchen Stellenwert digitale Objekte in ihrer Sammlung haben
welche Inhalte gesammelt werden sollen
nach welchen Kriterien ausgewählt wird
wie die langfristige Archivierung gesichert ist

Insbesondere die Anbindung an ein digitales Langzeitarchiv nach OAIS-Standard ist Voraussetzung für nachhaltige Nutzung.

Vom Projekt zur Infrastruktur

In Graz ist aus dem ursprünglichen Projekt inzwischen ein dauerhafter Prozess geworden und über grazsammeln.at zugreifbar. Aufbauend auf den Erfahrungen wird die Plattform e als gemeinsames Eingangsportal für Stadtarchiv und Graz Museum weiterentwickelt. Hier sollen:

Anbietung digitaler und analoger Objekte als Leihgaben wie als Schenkungen
strukturierte Erfassung relevanten Metadaten bereits im Einreichungsprozess
interne Bewertung und Zuweisung an Archiv oder Museum
gemeinsame Sammlungsstrategie beider Institutionen

Für Nutzer:innen entsteht so ein niederschwelliger Zugang – unabhängig davon, ob sie ein Foto, ein Dokument oder ein physisches Objekt einbringen möchten.

Synergien zwischen Museum und Archiv

Ein besonderer Mehrwert liegt in der institutionellen Zusammenarbeit: Da Stadtarchiv und Stadtmuseum organisatorisch verbunden sind, können sie ihre Sammlungsaktivitäten bündeln.

Das ermöglicht:

abgestimmte Sammlungsaufrufe
effizientere Bearbeitung eingehender Materialien
bessere Nutzung vorhandener Ressourcen
konsistente Dokumentation über Institutionengrenzen hinweg
strukturierte Weiterverarbeitung der Daten für standardisierte digitale Archivierungsprozesse.

Damit wird die Plattform zugleich zu einem Instrument der internen Transformation.

Vermittlung als Schlüssel: Digitale Archivierung lernen

Ein weiterer zentraler Baustein ist das begleitende Vermittlungsprogramm. In Kooperation mit Bildungseinrichtungen wurden Workshops angeboten, in denen Bürger:innen grundlegende Kompetenzen der digitalen Archivierung erwerben konnten:

strukturierte Datenspeicherung
nachhaltige Dateiverwaltung
persönliche Archivstrategien

Ziel ist ein Empowerment-Ansatz: Menschen sollen nicht nur Inhalte abgeben, sondern verstehen, wie digitale Erinnerung funktioniert – und wie sie selbst dazu beitragen können. In diesem Rahmen wurde auch ein Brettspiel weiterentwickelt (Preservia), das zur Festigung des erarbeiteten Wissens anregt.

Credits und Zusatzinfos:

Dieser Beitrag basiert auf einem Vortrag, gehalten im Rahmen der ARGE Digitales Museum Was gibt es Neues? Edition 2026 des Museumsbund Österreich am 17./18. März 2026.