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01. März 2026

E-Mail ist kein Workflow. Freigabeprozesse und die Grenzen des Posteingangs

Von: Hans Christian Feßl (Stabsstelle IT, Wien Museum), Wien

Der Arbeitsalltag in Museen ist von digitalen Abstimmungsprozessen geprägt. Texte für Ausstellungen, Veranstaltungen oder Vermittlungsprogramme entstehen im Zusammenspiel mehrerer Abteilungen: Sie werden verfasst, kommentiert, überarbeitet und freigegeben. Obwohl diese Abläufe meist klar strukturiert sind, werden sie in der Praxis häufig über lange E-Mail-Ketten organisiert. Die Folge sind unübersichtliche Kommunikationsverläufe, parallele Dateiversionen und ein hoher Koordinationsaufwand.

Ein typisches Szenario: Ein Veranstaltungstext wird per E-Mail verschickt, Rückmeldungen treffen zeitversetzt ein, Dateien werden mehrfach gespeichert oder weitergeleitet. Nach wenigen Tagen existieren verschiedene Versionen desselben Dokuments, verteilt auf unterschiedliche Postfächer und Speicherorte. Welche Fassung aktuell ist und wer den nächsten Schritt übernehmen soll, lässt sich kaum noch nachvollziehen.

Wiederkehrende Prozesse brauchen Struktur

Viele dieser Abläufe sind keineswegs individuell, sondern folgen einem wiederkehrenden Muster: Entwurf, fachliche Prüfung, redaktionelle Freigabe und schließlich Veröffentlichung. Dennoch wird jeder Vorgang von Neuem per E-Mail koordiniert. Gerade in Museen, in denen Kommunikation, Kuratierung, Vermittlung und Verwaltung eng zusammenarbeiten, entsteht so unnötiger Abstimmungsaufwand.

E-Mails sind ein bewährtes Kommunikationsmittel, eignen sich jedoch nur bedingt zur Abbildung strukturierter Prozesse. Informationen sind verteilt gespeichert, Zuständigkeiten nicht eindeutig sichtbar und der aktuelle Status eines Vorgangs bleibt oft unklar.

Zentrale digitale Arbeitsbereiche als Alternative

Zentrale digitale Arbeitsbereiche setzen genau hier an. Sie bündeln Informationen an einem Ort und bilden Prozesse nachvollziehbar ab. Für jede Veranstaltung oder Aufgabe gibt es einen eigenen Eintrag mit klar definierten Feldern wie Inhalt, Zuständigkeiten oder Deadlines.

Freigabeprozesse lassen sich so transparent gestalten: Sobald ein Arbeitsschritt abgeschlossen ist, wird der Status aktualisiert. Für alle Beteiligten ist jederzeit ersichtlich, welche Schritte noch offen sind und wer dafür verantwortlich ist. Benachrichtigungen können unterstützen, sind aber nicht zwingend notwendig. Der entscheidende Unterschied liegt in der Transparenz: Der gesamte Prozess bleibt unabhängig von individuellen E-Mail-Verläufen nachvollziehbar.

Dieser Ansatz reduziert Rückfragen und erleichtert die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg. Besonders bei Vertretungen oder neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zeigt sich der Vorteil: Statt alte E-Mails zu durchsuchen, stehen alle relevanten Informationen strukturiert zur Verfügung. Wissen bleibt im System und ist nicht an einzelne Personen gebunden.

Einsatzbereiche über Textfreigaben hinaus

Zentrale Arbeitsbereiche werden in der Praxis nicht nur für redaktionelle Prozesse genutzt. Häufig entstehen Wissens- und Skill-Datenbanken, in denen Zuständigkeiten, fachliche Schwerpunkte oder technische Kompetenzen dokumentiert sind. Auch datumsbasierte Informationen lassen sich übersichtlich abbilden, etwa in Kalenderansichten für Veranstaltungsplanung, zur Darstellung von Projektmeilensteinen oder zur Verwaltung interner Deadlines.

Überblick: Geeignete Systeme für zentrale Arbeitsbereiche

Der Markt bietet eine Vielzahl digitaler Tools, die diese Arbeitsweise unterstützen. Sie unterscheiden sich weniger im Funktionsumfang als in Struktur, Flexibilität und Ausrichtung:

Notion: Sehr flexibel, kombiniert Datenbanken, Text und einfache Automatisierungen; geeignet für redaktionelle Prozesse, Wissensdatenbanken und bereichsübergreifende Zusammenarbeit
Monday: Stark strukturiertes Projektmanagement-Tool; geeignet für Projektsteuerung mit klaren Verantwortlichkeiten und Zeitplänen
Trello: Einfaches, kartenbasiertes System; geeignet für überschaubare Prozesse und kleinere Teams
Asana: Aufgaben- und Projektmanagement mit Fokus auf Nachverfolgung; geeignet für zeitlich getaktete Projekte mit vielen Einzelaufgaben
Confluence: Wissensplattform mit Fokus auf Dokumentation; geeignet für langfristige Wissenssammlung und interne Dokumentation
AppFlowy: Open-Source-System mit Notion-ähnlichem Ansatz; geeignet für Organisationen, die auf selbst gehostete Lösungen setzen

Welche Lösung passt, hängt weniger von der Tool-Auswahl als von den organisatorischen Rahmenbedingungen ab. Teamgröße, technische Ressourcen und der gewünschte Grad an Flexibilität spielen dabei eine zentrale Rolle.

Warum wir Notion einsetzen

Im Wien Museum arbeiten wir mit Notion, da es für unsere Anforderungen eine ausgewogene Kombination aus Flexibilität, Übersichtlichkeit und Zugänglichkeit bietet. Prozesse lassen sich strukturiert abbilden, ohne umfangreiche technische Vorkenntnisse vorauszusetzen. Gleichzeitig können bestehende Arbeitsweisen berücksichtigt und schrittweise weiterentwickelt werden, was ein entscheidender Faktor in gewachsenen Organisationsstrukturen ist.

Hinweis zum Einstieg

Der Einstieg erfordert kein großes Budget. Die meisten Systeme lassen sich vorab kostenlos testen. In manchen Fällen benötigen nur Administratorinnen und Administratoren sowie Key-User eine kostenpflichtige Lizenz. Mitarbeitende, die Inhalte beisteuern oder betreuen, können häufig als Gäste eingebunden werden. So lassen sich neue Arbeitsweisen schrittweise erproben, ohne hohe Anfangskosten zu verursachen.

Fazit: Weniger Koordination, mehr Fokus auf Inhalte

E-Mails werden auch künftig ein fester Bestandteil der internen Kommunikation bleiben. Bei wiederkehrenden Freigabeprozessen und komplexen Abstimmungen stoßen sie jedoch an ihre Grenzen. Zentrale digitale Arbeitsbereiche schaffen Transparenz, reduzieren Koordinationsaufwand und ermöglichen es, den Fokus stärker auf Inhalte und Zusammenarbeit zu legen.

Credits und Zusatzinfos:

Empfohlene Zitierweise:
Hans Christian Feßl, E-Mail ist kein Workflow. Freigabeprozesse und die Grenzen des Posteingangs, in: neues museum 26/1-2, www.doi.org/10.58865/13.14/2612/3.